Istota controllingu

Istotą controllingu jest kierowanie -  na podstawie wyników przeprowadzonej analizy odchyleń ustala się punkty wyjściowe dla działań zapobiegających zejściu przedsiębiorstwa z obranej drogi, by osiągnąć ustalone cele. Poprzez wykorzystanie do tego celu sprawozdań,  controller powinien systematycznie powiadamiać poszczególne jednostki o stopniu osiągnięcia założonych celów oraz wskazywać możliwe przyczyny występowania odchyleń.

W przypadku controllingu nie należy ograniczać się wyłącznie do dostarczania informacji, niezbędne jest bowiem porównywanie planowanych wartości z wartościami uzyskanymi przez przedsiębiorstwo, a także oraz analiza przyczyn odchyleń. Z uwagi na fakt, że controller powinien być w przedsiębiorstwie przede wszystkim innowatorem, analiza powinna być wstępem do działań korygujących zorientowanych na przyszłość.

Podstawowym zadaniem controllingu w przedsiębiorstwie jest zapewnienie właściwych warunków do długotrwałego funkcjonowania  przedsiębiorstwa i zagwarantowanie stabilności zatrudnienia personelu, którą osiąga się poprzez przede wszystkim poprzez stworzenie odpowiednich struktur wewnętrznych w przedsiębiorstwie i zintegrowanie założonych celów zarówno z systemem planowania jak i informacyjnym. Mówiąc o wiązce celów, chodzi o wzrost (Wachstum), rozwój (Entwicklung), oraz zysk przedsiębiorstwa (GEWIN). Pierwsze litery tych słów w języku niemieckim oznaczają drogę (WEG). W języku polskim słowo DROGA określa się jako: działalność (D), która służy rozwojowi (R) przedsiębiorstwa i ożywieniu (O) w długim okresie oraz zwiększeniu gospodarności (G) firmy przy zapewnieniu właściwej aktywności (A) gospodarczej.  W takim aspekcie zadaniem controllingu jest odpowiedź na pytaniem, czy przedsiębiorstwo jest na właściwej DRODZE do osiągnięcia przyjętych celów.

Controlling należy do tzw. funkcji poprzecznych zarządzania przedsiębiorstwem, podobnie jak zarządzanie kadrami, jakością itd. Jego cechy oraz funkcje, przyczyniają się do harmonizacji planów oraz koordynacji decyzji wszystkich obszarów funkcjonalnych oraz wszystkich szczebli decyzyjnych według jednolitego systemu celów. Poza tym, należy zwrócić uwagę na fakt, iż controlling obejmuje swym działaniem fazę organizowania systemu zarządzania, tj. analizuje i poddaje krytycznej ocenie istniejące rozwiązania. Inspiruje również  do poszukiwania nowych metod oraz technik zarządzania, proponując nowe, odpowiednie do warunków, struktury i procedury decyzyjne.

Benchmarking, czyli ucz się od najlepszych

Benchmarking jest techniką zarządzania, która służy wykorzystaniu doświadczeń przedsiębiorstw o najlepszych wynikach w danej branży jako wzorcowych przykładów dla wprowadzania zmian w danym przedsiębiorstwie. Jest to swego rodzaju filozofia  prowadzenia działalności, która polega na szukaniu wzorca do którego organizacja będzie dążyć.

Prekursorem benchmarchingu było przedsiębiorstwo Xerox, a firmę tą zainspirowała działalność Japończyków, którzy zaczęli sprzedawać kserokopiarki wyższej jakości i po niższych cenach niż koszty produkcji Xeroxa. Kupując japońskie kserokopiarki oraz analizując ich budowę, specjaliści z Xeroxa próbowali opracować metody postępowania mające na celu poprawę niezawodności wytwarzanych urządzeń oraz redukcję kosztów.

Obecnie, z uwagi na nieustanny wzrost konkurencyjności, a także walkę rynkową o uzyskanie trwałej przewagi konkurencyjnej,  benchmarching odgrywa kluczową rolę w budowie efektywnej strategii konkurowania. Jest on specyficznym procesem przetwarzania informacji zawartych w tzw. wartościach orientacyjnych (docelowych), czyli we wzorcach zachowań liderów na danym rynku. Oznacza to także metody działania, projekty czy instrumenty, które mogą być traktowane jako wyznacznik działań przedsiębiorstwa.

Jednym z podstawowych zadań benchmarchingu jest uzyskanie od innych przedsiębiorstw  informacji, które pomogą w doskonaleniu się własnej organizacji. Celem procesu jest natomiast uczenie się, jak poprawić skuteczność działania poprzez doskonalenie porównań i zrozumienie stosowanych procedur w odniesieniu do celów, jakie firma chce osiągnąć poprzez wdrożenie usprawnień.

Zastosowanie benchmarkingu w przedsiębiorstwie powinno mieć wielopłaszczyznowy charakter, obejmujący kompleksowo kluczowe kryteria uzyskiwania przewagi konkurencyjnej na rynku oraz samą efektywność wewnętrzną i zewnętrzna przedsiębiorstwa. Technika ta może dotyczyć organizacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, procesów, technologii, sprzężeń z otoczeniem, marketingu, systemu zarządzania, a także systemu informacyjnego przydatnego w zarządzaniu.

Wykorzystując benchmarching warto wykorzystać także doświadczenia wzorcowych przykładów od przedsiębiorstw, które nie są konkurentami, o odmiennej branży bądź specjalizacji, lecz w określonej dziedzinie realizowanej funkcji posiadają doświadczenia, które mogą być zastosowane w przedsiębiorstwie dopiero stojącym przed procesem wdrażania zmian.